terça-feira , agosto 11 2020
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Assinatura de documentos, trânsito de arquivos contábeis e cadastro de associados ganham novos formatos

A Astec está migrando procedimentos para o formato digital. Em função do isolamento social imposto pela pandemia, em 8 de julho, a entidade realizou sua primeira assembleia geral virtual que acabou por se revelar um sucesso! Um número maior do que o usual de associados tiveram condições de assistir à prestação de contas 2019, que foi aprovada por unanimidade, contando, inclusive, com a participação de uma conselheira on-line desde a Irlanda.

De acordo com o presidente, eng. civil Sérgio Brum, a tendência é que as assembleias e reuniões virtuais se tornem uma prática comum. “A economia de transporte e de tempo facilita a participação e, ao que tudo indica, a adoção do modelo será um legado positivo da pandemia”, afirma.

A esse, a Astec está somando outros avanços, como a aprovação digital de documentos, por meio de e-mail e senha criptografados pelo sistema Zephir Project Manager, no site astecpmpa.com.br. A primeira experiência – com a ata da assembleia geral de prestação de contas 2019 – foi tão bem sucedida que o método foi imediatamente adotado. Agora todas as atas das reuniões de diretoria são assinadas virtualmente. “O investimento para desenvolver o sistema foi bastante reduzido e será rapidamente recuperado pela redução dos gastos com papel e tinta para a impressão, além do quê, há um ganho de qualidade com a redução da margem de erro e agilidade na tramitação dos documentos”, comemora Brum.

Outras inovações que estão sendo implantadas dizem respeito à novas possibilidades de cruzamentos de dados do cadastro de associados – conferindo maior agilidade ao trabalho de secretaria – e ao trânsito de documentos contábeis entre a diretoria executiva, o conselho fiscal e a assessoria contábil. A substituição de arquivos de papel por arquivos digitais, transmitidos via internet, resulta em um grande ganho de segurança – os documentos físicos não precisam circular, o que reduz riscos – e em economia, tanto de papel e impressão como de transporte e tempo das idas e vindas entre a entidade e o prestador de serviços de contabilidade.

“Temos investido na atualização tecnológica da Astec para que a entidade seja capaz de representar e defender os interesses dos técnicos de nível superior com a segurança, economia, qualidade e transparência adequadas”, finaliza o presidente.

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